Что такое HR Tech: как выбрать и внедрить технологии

← Журнал

HR-команды ежедневно сталкиваются с рутиной: рекрутеры тратят часы на скрининг резюме, менеджеры — на онбординг новичков, а специалисты по кадрам и расчету зарплаты — на подсчеты и подготовку документов.

Автоматизировать рутину и освободить время сотрудников помогают HR-технологии: инструменты, которые автоматизируют и ускоряют разные HR-процессы. В статье расскажем, как именно HR-Tech усиливает компании и какие инструменты стоит рассмотреть бизнесу.

Что такое HR-Tech: определение

HR-Tech — это обобщенное название для цифровых инструментов, которые упрощают и структурируют процессы работы с персоналом: от учета данных до взаимодействия с сотрудниками и кандидатами. Это не одна технология, а целый комплекс решений, которые можно выбирать и комбинировать под нужды конкретного бизнеса.

HR-технологии бывают разного масштаба и назначения, например:

• Сервисы для отдельных задач — например, чат-бот, который отвечает на типовые вопросы сотрудников, или онлайн-форма, которая автоматически собирает заявки на отпуск.
• Комплексные платформы, которые объединяют сразу много процессов: ищут подходящие резюме, ведут кадры, рассчитывают выплаты. Например, рекрутер создает вакансию, а HR-система для рекрутинга сама публикует ее на нескольких площадках, собирает отклики и проводит первичный скрининг кандидатов.

Эффективность таких решений подтверждается тем, что рынок HR Tech в России активно растет: по данным исследования платформы Key2sales, за прошедший год он вырос на 27%.

Какие задачи решают HR-технологии

Разные технологии и решения могут решать разные задачи в области работы с персоналом:

• Управление выплатами: расчет и начисление зарплаты, отпусков, поддержка выплат внешним исполнителям и самозанятым.
• Рекрутмент и найм: сбор откликов, ведение базы кандидатов, автоматизация коммуникаций, оценка навыков и первичный отбор претендентов.
• Обучение и развитие сотрудников: управление курсами, отслеживание прогресса, оценка и анализ результатов.
• Коммуникации внутри компании: опросы, информирование, сбор обратной связи, поддержка процессов онбординга и оффбординга.
• Кадровое администрирование: учет сотрудников, оформление приема/перевода/увольнения, управление документами и согласованиями.
• HR-аналитика и прогнозирование: сбор HR-метрик, анализ текучести и вовлеченности, прогноз кадровых рисков, моделирование сценариев.

Популярные HR-технологии и платформы

ATS (Applicant Tracking System — системы отслеживания кандидатов). Это система, которая автоматизирует весь путь кандидата от первого отклика до выхода на работу. Она помогает компаниям структурировать процесс подбора, исключить ручную рутину и не терять подходящих соискателей на любом этапе.

Такая система:

• собирает отклики из разных источников;
• проводит первичный скрининг резюме по заданным требованиям (ключевые навыки, опыт, образование);
• автоматически фиксирует все данные кандидата в единой карточке;
• может отправлять письма, напоминания, приглашения;
• ведет историю взаимодействия с кандидатом, фиксирует результаты собеседований;
• формирует отчеты по заданным параметрам: время закрытия вакансии, эффективность источников резюме и т.д.

ATS делает короче путь от отклика до оффера и помогает сделать так, чтобы до собеседования с HR-менеджером доходили наиболее подходящие кандидаты. Благодаря ATS компания быстрее закрывает вакансии, снижает затраты на найм и получает более стабильное качество подбора.

Пример: FriendWork — российское решение для автоматизации рекрутмента: скрининг, отслеживание вакансий, база кандидатов, коммуникация.

HRMS (Human Resource Management System — системы управления персоналом). Это системы, которые помогают собирать, хранить и обрабатывать всю ключевую информацию о сотрудниках и связанных HR-процессах.

Такая система:

• хранит данные о сотрудниках — личные сведения, должности, графики, контракты, историю изменений;
• ведет кадровый учет — прием, перевод, увольнение, приказы, согласования;
• автоматизирует расчёт отпусков, больничных, графиков работы;
• поддерживает процессы самообслуживания — сотрудники могут сами запросить справку, обновить данные, подать заявление;
• интегрируется с бухгалтерией, системами доступа, табелями.

Пример: PeopleForce — хранит данные о сотрудниках, ведет учет отсутствий, автоматически проводит онбординг и оффбординг.

LMS (Learning Management System). Это системы для управления корпоративным обучением. Они помогают компании планировать, организовывать и отслеживать развитие сотрудников в едином цифровом пространстве.

Что делает LMS:

• размещает обучающие материалы — курсы, видео, тесты, инструкции, интерактивные задания;
• формирует индивидуальные траектории обучения с учётом должности, уровня и целей сотрудника;
• автоматизирует онбординг — выдаёт новичкам программу адаптации и следит за выполнением шагов;
• оценивает знания — тесты, проверки, зачеты, итоговые проекты;
• отслеживает прогресс и формирует отчеты для HR и руководителей;
• интегрируется с HRIS, системами оценки и платформами навыков.

С LMS сотрудникам проще учиться, HR проще контролировать развитие, бизнесу проще выявлять дефицит компетенций и закрывать его.

Пример: iSpring Learn — платформа с конструктором курсов, где можно обучать сотрудников онлайн, следить за прогрессом и получать анализ результатов.

Payroll-системы. Это специализированные HR tech решения, которые автоматизируют расчет выплат сотрудникам. Они объединяют данные о рабочем времени, графиках, ставках, налогах и компенсациях и превращают их в точные расчеты зарплаты без ручного вмешательства.

Рayroll-система:

• автоматически рассчитывает зарплату, премии, надбавки, отпускные, больничные и компенсации;
• учитывает налоги, взносы, удержания, индивидуальные коэффициенты и региональные особенности;
• подтягивает данные из систем учета рабочего времени и формирует платежные ведомости;
• ведет историю выплат и формирует отчеты для бухгалтерии, HR и руководителей;
• помогает соблюдать требования законодательства и снижает риск ошибок.

Payroll-системы снимают с HR и бухгалтерии часть рутинной работы, сокращают время закрытия зарплатного периода, уменьшают количество ошибок в расчетах.

Пример: SAP Payroll — корпоративное решение для автоматизированного расчёта заработной платы и управления выплатами.

HR-боты (чат-боты для автоматизации HR-коммуникаций). Это цифровые ассистенты, которые берут на себя часть повторяющихся коммуникаций и простых операций в HR-процессах. Они работают круглосуточно, отвечают по заданным сценариям, интегрируются с внутренними системами и снижают нагрузку на HR-команду.

Такие боты могут:

• отвечать на типовые вопросы сотрудников — о графике, отпускных, оплате, корпоративных правилах, оформлении документов;
• сопровождать процессы подбора — отправлять кандидатам ссылки, напоминания, собирать первичную информацию;
• помогать в онбординге — рассказывать новичку о регламентах, отправлять чек-листы, собирать обратную связь;
• запрашивать данные у сотрудников — например, подтверждать личную информацию, уточнять статус задач;
• проводить опросы сотрудников.

Благодаря HR-ботам снижается нагрузка на HR-службу и улучшается доступность HR-сервиса — ответы доступны 24/7, без очередей и задержек.

Пример: чат-бот от MANGO OFFICE. Он может автоматизировать рутинные коммуникации с кандидатами и сотрудниками — от рассылки уведомлений до сбора заявок и обратной связи.

Чатбот MANGO OFFICE:

• отвечает на типовые вопросы сотрудников (отпуска, справки, график) и кандидатов;
• может передавать данные заявок (на интервью, отпуск, документы) прямо в CRM;
• есть конструктор сценариев без кода — HR может настраивать логику диалогов и шаблоны сообщений без участия программиста;
• переключает диалог на живого оператора, если вопрос выходит за рамки сценария;
• рассылает сообщения о статусах заявок, изменениях, напоминания, оповещения.

MANGO OFFICE предлагает разные варианты подключения: чат-бот-конструктор с готовыми интеграциями либо индивидуальная разработка HR-бота под ваши задачи.

Преимущества внедрения HR-Tech

Снижаются операционные затраты. Рутинные процессы требуют меньше ручной работы. Команда HR освобождает время для стратегических задач, таких как разработка планов адаптации для новых сотрудников или анализ причин увольнений.

Ускоряется процесс найма. Время закрытия вакансий сокращается: система сама сортирует отклики и показывает рекрутерам только релевантных кандидатов. Нет задержек из-за забытых писем или затянувшихся согласований — каждый этап фиксируется в HR-системе. Благодаря этому рекрутеры быстрее выводят кандидатов к финалу и реже теряют сильных соискателей по пути.

Повышается качество найма и адаптации. Система сравнивает профили кандидатов по единым критериям, что исключает человеческий фактор и субъективность оценки. На этапе адаптации HR-платформа автоматически формирует индивидуальный план онбординга с понятным маршрутом, чек-листами, обучающими материалами. HR может отслеживать прогресс и вовремя подключиться, чтобы помочь новому сотруднику.

Растет удовлетворенность сотрудников. Регулярная обратная связь и аналитика HR систем позволяют вовремя увидеть проблемы в команде и принять меры. Снижается риск необоснованных увольнений, руководители раньше замечают признаки выгорания или недовольства. Сотрудники быстрее получают ответы на свои запросы, документы и справки оформляются без задержек.

Как бизнесу выбрать и внедрить HR-технологии

Определите задачи. Для начала стоит составить список конкретных проблем: долго закрываются вакансии, часто ошибаются при расчетах, нет прозрачной картины по нагрузке, сложно организовать обучение. Под эти задачи уже можно подбирать категории решений: ATS, HRMS, LMS, Payroll.

Оцените удобство работы для сотрудников и HR-команды. HR-решения должны быть понятны рекрутерам, руководителям и сотрудникам, работать без ежедневной поддержки IT. При подборе стоит тестировать демо, просить показать реальные сценарии: как создать вакансию, рассчитать зарплату, запустить обучение.

Сравните стоимость владения, а не только цену подписки. Помимо тарифа важно учитывать: расходы на внедрение, доработки, интеграции, обучение HR-команды, поддержку. Иногда более дорогая на старте платформа оказывается выгоднее, если закрывает несколько процессов сразу (например, и подбор, и платежи).

Проверьте, как поставщик работает с безопасностью и данными. HR-системы хранят чувствительную информацию: персональные данные, начисления выплат. Нужны шифрование, сертификация продукта, разграничение прав доступа.

Оценивайте решения по метрикам. Перед стартом внедрения важно зафиксировать KPI: скорость закрытия вакансий, количество ошибок в начислениях, время подготовки документов, уровень вовлеченности, текучесть. По ним можно будет измерить эффективность внедренных HR-технологий спустя 2–3 месяца работы.

Разбор статьи от ИИ Perplexity

← Читать Журнал